撫遠市城市管理綜合執法局執法案卷管理制度

撫遠市城市管理綜合執法局執法案卷管理制度

第一條 為加強行政執法案卷管理，進一步規范行政行為，提高行政執法水平，根據《中華人民共和國檔案法》，結合我局執法工作實際，制定本制度。

第二條 市城市管理局及執法人員實施具體行政行為形成的各類執法文書均按本制度進行管理。

第三條 市城市管理局執法監督科負責監督、指導城市管理科、利通區綜合執法局和紅寺堡區綜合執法局執法案卷的管理工作。

市城市管理局行政執法科室及市轄區綜合執法局應當明確一名負責人主管此項工作，負責日常的案卷管理。

第四條 執法臺賬和法律文書的制作必須符合法律規定，主旨鮮明，材料客觀，全面且能夠證明違法行為的具體情形。文字解釋單一，符合法定權限和程序的要求。

第五條 執法臺賬、筆錄類文書必須客觀真實地反映執法活動的情況，證明違法行為的發生及社會危害程度;做到文字清晰

紙面干凈，標點符號正確，按規定簽署姓名、意見及時間，不得隨意取舍、修改。

第六條 呈報審批類文書必須簡要表述請批事項及呈報人的傾向性意見。審批應針對呈報事項，用詞準確，審批人應在批文上簽署姓名及時間。

第七條 處理類文書必須以市城市管理局的名義作出，標題和文件編號齊備;表述相對人基本情況，違法事實和證據，行政處罰的依據、種類、罰款數額、處理結論必須確切;引用法律、法規、規章條、款、項、目必須正確，不得簡化;必須載明相對人履行決定的期限，并告知復議、訴訟權利和期限;行政處罰符合聽證要求的應告知聽證權利;行政處罰決定書落款應載明發文日期(采用中文小寫)，并加蓋市城市管理局印章。

第八條 執法票據類文書必須準確載明案由，收支貨幣的金額、數量;沒收物品的名稱、數量、規格、特征;填寫票據的時間及填寫人姓名和相對人名稱(姓名)，必須具備有效印鑒。

第九條 凡行政執法、行政復議、行政訴訟及聽證程序中形成的文字材料、視聽材料、物證(含證物照片)。統計報表等均屬立卷歸檔范圍。

第十條 凡適用一般程序的行政處罰案件，必須一案一卷。按照立案、取證、審理、送達、執行、結案的順序裝訂。遇有行政復議，行政訴訟的材料作為附件一并裝訂。

第十一條 執法案卷要使用局統一的卷皮、卷目組卷。書寫工具一律采用鋼筆或簽字筆，字跡工整、清晰，對破損的材料要托裱。案卷應采用三孔一線的方法裝訂，文字材料不得倒裝、反裝。卷內材料應依次用阿拉伯數字在每頁的右上角(背面有字的在左上角)編寫頁號。

執法案卷封皮應按規定逐項填寫清楚，按規定格式逐件填寫卷內目標。對文字材料的標準，不得隨意更改或簡化。沒有標題的，應補擬能確切反映卷內文件內容的標題。

第十二條 案件辦理終結，應將案件材料裝訂成卷。

第十三條 查借閱案卷檔案實行登記審批制，須統一填寫《查借閱案卷檔案審批表》。

第十四條 查借閱已歸檔案卷必須出具相關證件。外單位及個人查借閱案卷應當開具介紹信，并加蓋公章，注明閱檔人姓名、閱檔原因及所閱案卷行政相對人，閱檔人提供身份證原件及復印件。委托他人辦理的，受委托人需持委托人委托書及本人身份證原件及復印件。本局工作人員查借閱案卷，必須持本人工作證。

第十五條 查借閱案卷檔案一般限在檔案閱覽室。案卷原件不得借出給外單位或者個人。如有特殊情況需要借出時，須經檔案管理單位主要領導批準，履行登記手續后方可借出。借出檔案應于一周內歸還，不能按期歸還者應向檔案辦公室說明原因。借閱檔案不準再轉借。

第十六條 決定類執法文書經審批后復制給外單位或者個人，其余案卷材料不得查閱、復制、拍照等。

第十七條  經檔案單位同意復制的檔案資料，經校對、蓋章以后生效。

第十八條 閱檔人應嚴格遵守保密制度，保證檔案的安全,不得向他人泄露檔案內容。

第十九條 閱檔人必須具有高度責任感，對待檔案材料要認真負責。閱檔時對檔案內容不得涂改、添注、勾劃，不得隨意抽出或增加檔案材料。查閱兩份以上檔案時，不要同時打開，以防裝錯或丟失。如果發現檔案中有問題，應及時向檔案工作人員報告，由檔案管理部門按有關規定處理，閱檔人不得擅自進行處理。

第二十條 簡易程序的備案聯保存五年;一般程序的案卷保存十五年;重大復雜的行政執法案卷保存二十年。

第二十一條 本制度自印發之日起施行。